Arhivare electronica
Arhivarea documentelor pe suport de hârtie este costisitoare pentru orice organizaţie. Documentele trebuie să fie introduse în dosare, indexate și arhivate în cabinete sau pe rafturi de arhivare scumpe, iar spațiul prețios de birouri trebuie să fie folosit pentru arhivarea lor. Atunci când este nevoie de un document, acesta trebuie să fie căutat, găsit şi apoi arhivat înca odată. Din cauza acestor probleme, multe companii au migrat catre un sistem de arhivare electronică. Multe sisteme precum DAS-Net sunt disponibile, acestea oferă o funcţionalitate și beneficii similare.
Acces facil
Din momentul în care documentul este scanat și arhivat electronic, acesta devine accesibil de la orice calculator de către oricare angajat autorizat. Compară acest acces instant cu un document pe suport de hârtie, care trebuie să fie arhivat într-un dulap sau un spațiu de arhivare special amenajat şi apoi trebuie să fie solicitat, preluat şi livrat către angajat. În timpul utilizării acestuia ca document pe suport de hârtie, el nu poate fi accesat de către un alt angajat, şi nici nu este uşor de urmărit pe unde circulă. Documentele electronice pot fi recuperate imediat, partajate şi rutate către oricare angajat autorizat care are nevoie.
Căutare în text
Atunci când un document este scanat, OCR (Optical Character Recognition) examinează textul şi crează o versiune digitală a conţinutului. Acest text este arhivat electronic, creând un document electronic care poate fi căutat de către oricare angajat autorizat. Dacă, compania ta are nevoie să găsescă fiecare fişier pe care este menționat un anumit client, poți căuta în arhiva electronică pentru fiecare menţiune a acelui client. Acest lucru transformă documentele tale în baze de date de informaţii, imense, care pot fi folosite pentru scopuri de vânzări, marketing, audit şi management.
Economii financiare
Trecerea la documente electronice și la arhivare electronică poate fi o oportunitate extraordinară de reducere a costurilor pentru companii. Costurile alocate dulapurilor de arhivare documente, spațiului de arhivare documente şi rafturilor necesare pentru a le arhiva sunt substanţiale. Adăugă la aceasta costurile timpului asociat cu arhivarea documentelor, căutarea și regăsirea documentelor şi preţul unui sistem de evidenţă manuală devine foarte costisitor. Cu sisteme de arhivare electronică, există un cost pentru scanare documente şi arhivare documente, dar odată arhivate electronic, costurile pentru stocarea de date este destul de redus.
Securitate
Sarcina dificilă de securizare a informaţiilor confidenţiale este simplificată, cu un sistem de arhivare electronică a documentelor. Întrucât documentele pe suport de hârtie trebuie să fie depozitate în dulapuri securizate şi controlate cu ajutorul unui sistem de acces manual, documentele electronice sunt uşor de criptat cu acces controlat, folosind parole şi un sistem de autentificare. Documentele electronice nu se pot pierde, și nici nu pot ajunge cu uşurinţă în mâini greşite. Sistemele de management al documentelor pot urmări fiecare căutare, menţionând cine a vizualizat conţinutul şi de cate ori a acesat documentul, precum şi ştampila de timp, pentru scopuri de audit. Procesul de securizare al documentelor este mult mai eficient, și de asemenea, accesul la arhivă este mai ușor pentru companie şi angajaţii săi.
Uşor de recuperat
Atunci când un document este scanat și arhivat electronic folosind sisteme de management al documentelor, acesta devine imediat accesibil de către oricare persoană autorizată să îl vizualizeze. Un sistem de management al documentelor permite utilizatorilor să caute documente după nume, cuvinte cheie, conţinut sau orice alți indexi utilizați în arhivarea electronică şi în trasabilitatea documentelor. Un angajat cu un computer poate realiza acest lucru în câteva secunde, ceea ce face procesul rapid şi eficient.
Asigură viitorul
Atunci când un birou este afectat de un incendiu sau de o inundație, arhiva pe suport de hârtie este deteriorată dincolo de recuperare. Chiar şi fără o catastrofă, documentele pe suport de hârtie sunt pierdute, distruse şi rătăcite în mod regular. Sistemele de arhivare electronică elimină riscul de a pierde documente, prin crearea de back-up-uri care pot fi arhivate electronic într-un centru de date off-site.
Servicii
Știați că?
...90% din directorii operaționali sunt de acord că scanarea documentelor pe parcursul ciclului de viață ajută la îmbunătățirea performanței de zi cu zi a companiei, și numai 12% pot spune că, organizația lor este eficientă în a gestiona documente.
Sursa: Oce Business Services
