Arhivare documente
Arhivarea documentelor pe suport de hârtie s-a dovedit a fi cea mai profitabilă metodă de stocare cu o perioadă de menţinere a documentelor de până la 10 ani. Economiseşti 95% din costurile spaţiului de lucru prin eliminarea arhivei din dulapuri anual, şi depozitarea acesteia în afara locaţiei tale.
Externalizarea serviciului de arhivare documente oferă multiple avantaje:
- securitate şi centre de depozitare atent administrate,
- interes şi preocupare pentru documentele aflate în custodie,
- sisteme de administrare eficiente pentru accesarea şi retragerea documentelor sau a cutiilor din arhiva,
- un personal bine pregătit pentru a oferi toate aceste servicii.
Pentru orice fel de companie – mare sau mică – care se confruntă cu un volum mare de arhiva, alegerea unei firme de arhivare şi depozitare arhiva este o decizie de afaceri foarte importantă. DAS furnizează containere pentru păstrarea documentelor, servicii de colectare şi distrugere a acestora (prin tocare) atunci când nu mai este nevoie de ele. Pentru aceasta vom implementa un program personalizat de reţinere a documentelor. Comanda finală de distrugere va veni din partea ta şi va fi acceptată numai în format scris. În urma încheierii procesului vei intra în posesia unui „Certificat de distrugere”.
Protecția informațiilor
Securitate
Edificiile DAS sunt centre securizate, monitorizate 24 /24 ore. Accesul la documentele arhivate este limitat de sistemul de intrare securizat. Numai angajaţii DAS şi personalul autorizat, instruit au acces la documentaţie.
Confidenţialitatea
Respectăm cu stricteţe confidenţialitatea şi toate legile legate de confidenţialitate în arhivarea documentelor și administrarea arhivei. Numai personalul autorizat de către clienţii noştri poate retrage sau accesa documentele arhivate.
Monitorizarea temperaturii/ umidităţii
Pentru arhivarea documentelor, pe suport de hârtie, in condiții optime, temperatura şi umiditatea sunt monitorizate şi ajustate conform legislației iîn vigoare.
Controlul dăunătorilor / dezinsecţia
Depozitul este tratat lunar pentru a preîntâmpina o posibilă infestare cu dăunători (rozătoare, insecte, etc.)
Economii pentru companii
Costuri
Plătind doar o mică parte din preţul/mp al unui spaţiu de birouri, evitând costurile unor dulapuri speciale de arhivare sau închirierea unor spaţii de depozitare, externalizarea serviciului de arhivare documente se dovedeşte a fi cea mai eficientă metodă pe termen lung din punct de vedere financiar. Plătiști DOAR preţul pe cutie!
Spaţiu nelimitat
Nu trebuie să-ți faci probleme că vom rămâne fără spaţiu de depozitare ; centrele noastre pot oferi condiţii pentru arhivare documente pe termen lung.
Accesul la documente
Acces rapid
Accesul la documentele arhivate se face online prin intermediul portalului DAS-Net, aici poți cere și recupera orice cutie din depozit, în regim de urgența în 6 ore sau standard a doua zi.
Servicii
Documentele din arhiva fiecărei firme sunt adesea „scăpate din vedere şi uitate” ducând la o creştere de volum incontrolabilă şi la un sistem de administrare slab sau inexistent. Noi ne asumăm toate serviciile manageriale : de la recuperare la reîncărcare, ridicare şi livrare, de la inserarea documentelor pentru copiere, scanare, şi, în final, la distrugere prin casare.
Sistemul de rafturi
Toate documentele stocate la DAS sunt dispuse în mod corect în rafturi speciale de metal, pentru acces rapid și sigur. Cutiile sunt stocate dupa metodologie arhivistica Europeana si Nord Americana. Centrul de stocare dispune de personal propriu şi este bine întreţinut.
Servicii
Știați că?
...într-o companie, volumul documentelor de hârtie crește cu 25% pe an, astfel încât volumul se dublează în timp de trei ani. Majoritatea companiilor nu au un backup pentru documentele de hârtie, și totodată pot ieși din afaceri în cazul unei catastrofe naturale sau alt dezastru.
Sursa: PricewaterhouseCoopers
