Distrugere documente

Fiecare document are un ciclu de viaţă, de la concepere, la activ, la inactiv, la depozitare pe termen lung și la eventuala distrugere. Distrugerea informațiilor ce costituie fondul arhivistic al unei companii este de obicei mandatat de legislaţia locală. Cu influxul cerinţelor de reglementare în ultimii ani, este critic să fii constant informat de reglementări noi şi în curs de dezvoltare și să implementezi un program de retenţie şi distrugere pentru arhiva ta.

Multe companii se bazează pe societăţi profesionale de management al documentelor, pentru a le ajuta cu programele lor de retenţie, și cu politicile de management al documentelor. La DAS, experții noștri te ajută la definirea acestor politici în timp ce tehnologia este folosită pentru a le pune în aplicare.

Pentru documentele care sunt stocate în centrul de depozitare arhiva DAS; utilizăm un sistem cu coduri de bare, automat, din cadrul aplicatiei DAS-Net, pentru a alerta clienții atunci când documentele se apropie de sfârşitul ciclului lor de viaţă. Acesta trimite automat o inștiințare că este timpul pentru a distruge documentele care au ieșit din ciclul de viața. Managerul de cont DAS va aşteapta pentru instrucţiuni suplimentare din partea clientului. În acel moment, clientul va autoriza DAS, în scris, să pună în aplicare distrugerea sau să continue să pastreze documentele în depozit până la o notificare în prealabil.

Unele informaţii de afaceri accelerează prin intermediul ciclului de viaţă de afaceri, sărind peste depozitare pe termen lung şi mergând direct de la etapa de "activ", la etapa de "distrugere". Pentru documentele care sunt la sediul tău, un angajat DAS le poate prelua, pentru a le distruge, ulterior să furnizând certificatul de distrugere.

Există mai multe metode de distrugere a documentelor, inclusiv reciclarea, tăiere sau arderea documentelor tipărite, discurilor şi microfilmelor, cât şi datelor electronice. Indiferent de metoda, toate distrugerile vor fi documentate cu un "certificat de distrugere", pentru a ajuta clienţii să adere la cerinţele de reglementare.

Uneori, informațiile de afaceri sunt generate în fiecare zi şi trebuiesc a fi distruse într-un timp util. Pentru a satisface această nevoie, DAS oferă un serviciu numit Distrugerea Deşeurilor Confidentiale. Acest serviciu începe prin livrarea recipientelor de depozitare a deșeurilor la sediul clientului şi plasarea acestora în birouri. Angajaţii tăi se vor debarasa de hârtie în aceste recipiente. Apoi, DAS transportă recipientele de la sediul clientului, lăsând în urma recipiente goale, iar conţinutul recipientelor este distrus. Distrugerea deşeurilor confidenţiale ajută prin a adresa presiunea pusă asupra organizaţiilor să menţină integritatea informaţiilor cu caracter personal şi să adopte procese şi politici ecologice. 
 

Servicii

Știați că?

Formular contact

Socializare