Fond arhivistic: prin definiția legii nr.16/1996 fondul arhivistic constă în “documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum și de către persoanele fizice.” Acest pas este foarte important deoarece stabilește operațiunile arhivistice ce urmează a fii efectuate.

Se va lua în evidență apartenența documentelor la fondul arhivistic.

Fondul arhivistic este reprezentat prin unități arhivistice. O unitate arhivistică poate fii un/o (dosar, registru, condică, hartă, fotografie, plan, manuscris, ş.a.m.d.)

Principalele acte normative care reglementează activitatea arhivistică:

• legea nr. 16/1996 (publicată in M. Of. nr. 71/09.04.1996);
• instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.05.1996

*Calculul activității de fondare se face în metri liniari (1 ml = 3 cutii de transport)

Ordonare: ordonarea documentelor se face confom nomeclatorului arhivistic (dacă există) sau dupa criteriul de ordonare stabilit :

• cronologic-structural - când se poate stabili căror compartimente au aparţinut documentele şi dacă au suportat multe transformări;
• structural-cronologic - când se poate stabili căror compartimente au aparţinut documentele si dacă au suportat puţine transformări;
• cronologic pe probleme – când nu se poate stabili căror compartimente au aparţinut documentele si când s-au păstrat puţine documente;
• alfabetic- pentru unele categorii de documente: dosare de personal, caziere, clienţi, etc.

 *Calculul activității de ordonare se face în metri liniari (1 ml = 3 cutii de transport)

Constituirea unităților arhivistice: se face în baza nomenclatoruli arhivistic (dacă există) sau dupa criteriul de ordonare stabilit:

• documentele cuprinse într-un dosar se ordonează cronologic, în cazuri speciale se ordonează dupa alte criterii (alfabetic, geografic), conform criteriului de ordonare stabilit la ordonare.
• vor fi eliminate capsele, acele, agrafele metalice, pagini albe albe etc.
• dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250-300 pagini, dacă se depăşeste acest numar de pagini, se vor constituii mai multe volume pentru acelaşi dosar.
• unitățile constituite se pun în coperţi de carton si se înscriu elemente de cotă

 *Calculul activității de constituire se face în numar de dosare (25-30 de dosare = 1ml)

Legarea documentelor în unități arhivistice se face cu sfoară de cânepă în coperți de carton de 1,1 mm grosime, având dimensiunile 32x23,5 cm pentru documente în formatul A5 şi A4 şi 46x32 cm pentru documente în formatul A3, cu cotor de 2,5cm, astfel încât să fie permisă citirea completă a textului din interiorul dosarului.

*Calculul activității de legătorie se face în numar de dosare (25-30 de dosare = 1ml)

Organizarea unui fond arhivistic prelucrat (rezultat în urma operaţiilor de fondare, ordonare, constituire şi legătorie) reprezintă o activitate complexă ce include:

• organizarea dosarelor / unităţilor arhivistice legate conform criteriului de ordonare stabilit.
• pregătirea și introducerea dosarelor / unităţilor arhivistice legate în cutiile de păstrare arhivă;
• aşezarea cutiilor, conform criteriului de ordonare stabilit pentru fondul arhivistic.
• numerotarea si indexarea cutiilor din cadrul fondului arhivistic.

Ulterior oraganizării fondului arhivistic se fac următorarele operațiuni:

• inventarierea documentelor 
• transportul şi predarea fondulului arhivistic către client
• depozitarea și administrarea curentă a fondului arhivistic în centrul de stocare DAS

*Calculul activităţii de organizare se face la număr de cutii şi metri liniari (1ml = 3 cutii  a câte 25-30)