Scanare documente
La DAS, suntem capabili să oferim clienţilor noştri soluţii de scanare documente în volum mare. Scanarea documentelor se desfăşoară în centrul nostru, pe scannere profesionale Kodak de capacitate mare. Odata scanate, documentele in format electronic pot fi livrate în mai multe formate şi indexate la cerinţele tale.
Cu capacitatea de a scana zeci de mii de documente pe zi, suntem capabili de a executa cele mai mari proiecte de scanare documente pe care le ai. Dispunem de operatori cu experienţă şi foarte bine pregătiţi, care sunt responsabili pentru pregătire, indexare, scanare documente cât şi de controlul calităţii.
Folosind cele mai recente progrese tehnologice, suntem capabili de a efectua automat recunoaşterea formelor şi a sarcinilor complexe cu OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) şi coduri de bare. Aceasta, la rândul său, reduce munca manuală în captare de date şi este o soluţie ideală şi rapidă pentru a transforma arhiva fizică în format electronic.
După scanarea documentelor fizice, documentele în format electronic pot fi găzduite de DAS, prin arhivare electronica, în aplicația DAS-Net pe serverele proprii. Indexarea este efectuată la nivelurile necesare care să permită căutarea şi regăsire rapidă prin orice browser de internet. Aceștia sunt câțiva pași implicăți în arhivare electronica a documentelor într-un sistem de administrare al documentelor precum DAS-Net.
DAS-Net este un serviciu de arhivare electronica și administrare al documentelor complet, ceea ce îți pemite să te concentrezi asupra afacerii tale. Fiind percepută pe o bază lunară, serviciul de arhivare electronica devine o cheltuială de funcţionare, spre deosebire de o cheltuială de capital.
Scanarea documentelor te poate ajuta să îndeplinesti rapid şi eficient cerinţele legale si de reglementare in cadrul companiei tale.
Scanare
Ce implică un proiect de scanare documente, simplu:
• cel puțin o discuție despre cerințele tale și ce scopuri dorești să atingi prin intermediul acestui serviciu
• stabilirea unui flux de lucru în privința predării și primirii documentelor
• identificarea documentelor ce urmează a fi scanate
• procesarea documentelor
• pregătirea documentelor prin eliminarea capselor, agrafelor, și altor elemente ce ar împiedica scanarea documentelro
• scanare documente manual și/sau automat
• post-procesarea documentelor electronice, calitatea imaginilor, aranjarea paginilor, luminozitații și verificarea indexilor
• asamblarea documentului electronic într-un format PDF, securizat
• re-asamblarea bibliorafturilor, dosarelor etc.
• documentele în format fizic sunt înapoiate clietului sau arhivate în centrul de stocare DAS
• documentele în format electronic sunt înaintate clientului pe un mediu de stocare optic, CD, DVD și/sau sunt stocate pe DAS-Net, aplicația noastră de administrare a documentelor.
OCR
Recunoașterea optică a caracterelor
OCR transformă imagini cu text, cum ar fi documentele scanate, în caractere de text. Cunoscută și sub numele de recunoașterea textului, OCR face posibilă editarea și reutilizarea textului conținut de imaginile scanate. OCR utilizează o formă de inteligență artificială, pentru identificarea individuală a caracterelor unui text dintr-o pagină, inclusiv semnele de punctuație, spațiile și sfârșitul de linie.
OCR automat
Se execută automat după fiecare scanare, mai puțin cazul în care au fost modificate setările prestabilite de scanare.
OCR manual
Se execută manual pentru documentele care au fost scanate cu un alt program.
OMR
Recunoașterea optică a marcajelor
OMR transformă imagini cu marcaje, cum ar fi documentele scanate, în caractere de text. Un exemplu îl constituie un chestionar pe care sunt imprimate numerele întrebărilor și variantele de raspuns. Cel care îl completează marchează (cu un punct, o linie, un X) variantele corecte. Ulterior, chestionarul este scanat și echipamentul furnizează automat punctajul obținut, detectând optic pozițiile marcajelor și comparându-le cu un etalon memorat. Cunoscută și sub numele de recunoașterea marcajelor, OMR face posibilă citirea automată a marcajelor conținute în imaginile scanate. OMR utilizează o formă de inteligență artificială, pentru identificarea individuală a marcajelor dintr-o pagină.
OMR automat
Se execută automat după fiecare scanare, mai puțin cazul în care au fost modificate setările prestabilite de scanare.
Indexare
Indexarea este un serviciu care te ajută să găsești rapid fișiere în computer utilizând căutarea de text. Când se efectuează OCR pe fișiere Format Tagged Image File (TIFF) sau Portable Document Format (PDF), textul recunoscut este disponibil pentru indexare, făcând posibilă regăsirea fișierelor TIFF și PDF în cauză, atunci când se face căutarea. Se pot indexa oricare sau toate fișierele TIFF și PDF din computer.
Indexarea automată
Toate informaţiile de tip text din documente sunt recunoscute, indiferent de dimensiunea caracterelor, şi utilizează această funcţie pentru a indexa automat şi integral informaţiile conţinute în documente.
Indexarea manuală
Dacă este necesar, putem adăuga manual câmpuri de indexare la documentele scanate. Pot fi utilizate numeroase tipuri de câmpuri, precum Text, Date, Liste, Coduri de bare etc. Aceste indexi manuali pot fi completați manual cu data, numărul de pagini, limba în care este redactat documentul etc.
Indiferent de informaţia pe care doresti să o indexezi, şi în funcţie de modul dorit de indexare automat sau manual , serviciile de scanare documente DAS îți oferă posibilitatea de a administra informaţiile din documentele tale cum dorești.
Servicii
Știați că?
...într-o companie, volumul documentelor de hârtie crește cu 25% pe an, astfel încât volumul se dublează în timp de trei ani. Majoritatea companiilor nu au un backup pentru documentele de hârtie, și totodată pot ieși din afaceri în cazul unei catastrofe naturale sau alt dezastru.
Sursa: PricewaterhouseCoopers
